Концептуальный подход при создании Интранет-портала

Развитие рынка корпоративных портальных решений нельзя назвать стремительным и бурным.

Здесь не случается революционных прорывов и изобретений, которые бы завели с пол-оборота повальную моду на интранет-порталы. До сих пор многие относятся к ним с недоверием, и не торопятся внедрять в своих компаниях. Ведь измерить реальную отдачу и выгоду для компании от такого внедрения можно лишь приблизительно и чаще всего уже после запуска. Кроме того, портал не заработает в одночасье и не решит моментально все существующие проблемы в организации. Кто-то это понимает изначально, другие, пережив неудачное внедрение недостаточно профессиональным подрядчиком, не торопятся повторять попытки. А в то, что КПД работников с этим нововведением повысится в разы – не верят.

В отличие от внешних сайтов, чужие интранет-порталы не становятся достоянием общественности, распространение новых веяний, находок и инструментов происходит медленно. Отчасти поэтому долгое время развитие портальных решений строилось на разработке нового и доработке существующего функционала. Имея перед собой перечень задач и проблем средней организации, разработчики пытались автоматизировать все новые процессы, в большей или меньшей степени принимая во внимание методологию.

Более дальновидные интеграторы давно осознали, что портал как обычный набор рабочих инструментов – документы, заявки, телефонная книга – безжизнен и слабо используется сотрудниками. Тогда был учтен человеческий фактор и введены возможности по управлению персоналом через портал.

Но и перечень возможного, а главное, нужного функционала, и методологические HR-находки рано или поздно исчерпываются. Появляются движки, которые предлагают максимум возможностей, практически все, что можно захотеть и придумать – реализовано. Уже не надо тратить дорогие человеко-часы на «самописные» порталы или навешивание кучи дополнительных модулей на костяк. Куда двигаться дальше?

И вот здесь возникает обидная, но вполне закономерная ситуация. В условиях широких возможностей случается стагнация. Вместо того чтобы использовать уже имеющееся и выходить на новую ступень, большинство предпочитает почивать на лаврах, при чем не своих, а тех компаний, которые собственно и поставляют программные платформы. Все больше фирм продают «готовые порталы».

Любое универсальное решение конечно не будет идеальным для каждой отдельно взятой организации. Без учета специфики деятельности компании, внутренних бизнес-процессов, без вникания в нормативы и принципы и даже особенности психологии сотрудников невозможно получить максимально эффективный портал, отвечающий уникальным требованиям, облегчающий и автоматизирующий конкретные процессы, помогающий управлять коллективом и повышать корпоративную культуру, что для средних и крупных организаций, которые собственно являются заказчиками, часто бывает неприемлемо. И здесь стоит отметить, что с позиций рациональных трат и максимальной пользы близка к идеалу ситуация, когда готовую и недорогую "коробку" подрядчик-интегратор, при помощи некоторой кастомизации, может довести до максимального соответствия потребностям бизнеса.

Особого внимания заслуживают в настоящее время концептуальные подходы, разрабатываемые пока еще немногими компаниями. Сами программные платформы позволяют решить максимум проблем организации, однако бессистемный подход к внедрению навязывает избыточные функции и недостаточно грамотно реализует важные блоки.

Надо отметить, что разработка концепции внедрения и индивидуального подхода к созданию портала каждой организации – это закономерный этап развития интранет-решений и, если можно так сказать, честный подход интеграторов, стремящихся не просто продавать, а создавать работающие системы.

Если рассматривать большинство существующих на данный момент концепций различных компаний, то в целом они сводятся к идее общего информационного пространства с единым входом для всех сотрудников. Это вполне оправданно предлагаемым функционалом и ролью, возлагаемой на такие порталы.

Среди ряда концепций выделяется концепция Единого Информационно-Коммуникационного поля, как, пожалуй, самая цельная, отвечающая современным реалиям, оптимизирующая и бизнес-процессы, и неформальные взаимодействия. Кроме того, она учитывает ряд аспектов, упускаемых в похожих решениях.

Концепция Единого Информационно-Коммуникационного поля

Деятельность любой организации напрямую завязана на информации во всем многообразии ее форм. Ежедневно продуцируются, используются, анализируются большие объемы данных и документов. Помимо обычного устного общения и документооборота каждый из нас использует массу иных способов коммуникации – звонки по мобильным телефонам, IP-телефонию, аудио- и видеоконференции, почту, системы обмена мгновенными сообщениями. Объемы информации, порождаемой в этих процессах, – огромны, и столь же велики риски ее утери. По сути, мы можем оперировать лишь документами и сохранившимися почтовыми сообщениями, причем, зачастую, даже не имеем удобного механизма поиска в общей массе документации. Даже за короткий срок существования компании возникает проблема фиксации, удобного хранения, обработки, быстрого поиска и использования накопленной информации.

Концепция Единого Информационно-Коммуникационного поля учитывает взаимосвязь важнейших компонентов функционирования каждой компании: информации и коммуникации, и помогает решить проблемы, возникающие уже на этом базовом уровне. А именно: проблемы управления данными и знаниями, проблемы коммуникаций, фиксации их результатов преобразования результатов коммуникаций в знания.

Предпосылками к объединению информации и коммуникации можно считать следующие аспекты:

1) Человеко-ориентированный подход в управлении компанией. Прежде всего, интранет-портал рассчитан на людей, команду, которая с ним работает. Информация, документы, необходимые для работы, должны быть легко и быстро доступны любому сотруднику. Кроме того, есть потребность в быстром установлении коммуникации с нужными людьми. Создание информационно-коммуникационной среды обеспечивает связь «людей с информацией» и «людей с людьми», необходимую компании для высокоэффективных внутрикорпоративных взаимодействий. Помимо создания базы знаний на портале, реализуется возможность различных способов связи между сотрудниками – через IP-телефонию, через систему мгновенных сообщений, и конечно, по почте. Важно также помнить, что портал в современном исполнении стал довольно мощным HR-инструментом, в значительной степени повышающим корпоративную культуру.

2) Несколько уровней принятия решений. В компании очень важно иметь возможность проводить мониторинг ситуации по деятельности компании на уровне топ менеджмента, и при этом анализировать эту информации на уровне среднего менеджмента. Портал позволяет четко разграничивать права доступа к данным по группам пользователей, по должностям, и показывать только ту информацию, которая требуется для работы или принятия решения на том или ином уровне. Для аналитиков это могут быть данные учетных систем, но им будет недоступны, скажем, ключевые показатели, предоставляемые топ-менеджерам.

3) Различные типы коммуникаций сотрудников. Обилие всевозможных способов связи вынуждает к созданию общего хранилища информации, порождаемой в процессе коммуникации, с возможностью последующего поиска по ключевым словам. Помимо этого представьте ситуацию, когда один из менеджеров уходит из компании, унося с собой все знания, которые были получены в ходе телефонных звонков или переписки по системе мгновенных сообщений. Обычно все приходится восстанавливать почти с нуля. При сохранении истории звонков, переписки поиск информации может занять считанные минуты.

4) Наличие различных источников информации. Для эффективной работы ежедневно нам требуется владеть самой актуальной информацией разного плана, поступающей из всевозможных источников. В компаниях чаще всего существует несколько информационных систем, доступ к данным в которых жестко разграничен. По большому счету, многим специалистам для принятия решения нет необходимости осваивать все системы и получать из них всю информацию. Портал позволяет более гибко управлять разграничением прав на доступ к данным, а также, легче получать только нужную информацию, быстрее производить необходимые операции с ней.

Интранет-портал становится единым узлом, объединяющим в себе все, что может понадобиться сотрудникам: документы, шаблоны, данные из учетных систем и файлов пользователей, результаты коммуникационных взаимодействий, новости, организационную структуру, контактные данные и многое другое. Таким образом, поиск, сбор информации происходит эффективнее, быстрее и с минимальными усилиями.

Модель Единого Информационно-Коммуникационного поля можно представить следующим образом:

Что стоит за каждым элементом поля? Начнем, прежде всего, с коммуникационной части, как базисной, поскольку она позволяет создать структуру первичного взаимодействия сотрудников внутри компании, а так же взаимодействий компании с внешними контрагентами.

При внедрении всевозможных интерактивных коммуникационных механизмов в интранет-портал устанавливается единый способ для всех электронных коммуникаций: почты со спамо- и вирусо-защитой, системы обмена мгновенными сообщениями, ip-телефонии. Появляется возможность переадресации телефонных звонков, работы с голосовым ящиком, проведения видео-, аудио- и web-конференций с единого интерфейса доступа.

Под неинтерактивными коммуникациями понимаются результаты коммуникаций, зафиксированные и доступные для дальнейшего использования, поиска. В случае коммуникаций в едином почтовом клиенте мы получаем факсимильные, голосовые сообщения, историю мгновенных сообщений на почту. Эта информация, обычно утериваемая, или сохраняемая в различных приложениях, теперь хранится в одном месте и может быть использована в любой момент, что в значительной степени повышает эффективность работы.

Взаимодействие сотрудников между собойобеспечивается рядом удобных инструментов. К примеру, единая адресная книга компании, с возможностью поиска по атрибутам. Также интегрируется возможность прямо с портала отслеживать on-line доступность того или иного сотрудника. Всегда можно увидеть, в сети ли тот или иной работник, находится он на встрече, или временно отсутствует на рабочем месте. В плане координации работ команды очень интересен и полезен единый календарь сотрудников. С его помощью в любой момент можно просмотреть отсутствия сотрудников в связи командировками, отпусками, отгулами, болезнями, полнодневными встречами, и в соответствии с графиком спланировать ту или иную активность, коллективную работу.

Портал также позволяет реализовать управление ресурсами компании. Без ведения бумажных графиков, без обращения к секретарям с портала можно забронировать переговорную комнату, оборудование, необходимое для презентации, конференции, такси или курьера и т.д.

Информационная часть является другой базовой составляющей портала в рамках Единого Информационно-Коммуникационного поля. Здесь реализуется накопление знаний компании, распределение и управление ими.

Создание Базы знаний компании – основа эффективной работы с информацией и документами. На едином структурированном портале появляется возможность группировки данных и документации из рабочих групп, отделов, филиалов компании с созданием электронного архива и возможностью удобного поиска. Кроме того, здесь мы можем управлять документами: создавать их жизненные циклы, цепочки прохождения.

Компания получает удобную систему сбора и систематизации данных, сотрудники могут использовать ранее созданные методики, шаблоны, а также выбирать лучшие из них при работе в схожих условиях.

Современные технологии предлагают массу разнообразных способов сбора, хранения и предоставления информации. На сегодняшний день в портал можно интегрировать блоги и форумы, Wiki и RSS, опросы и фотогалереи. Кроме того весьма полезной оказывается поддержка версионности на портале.

Информационная часть также включает в себя данные о сотрудниках компании, которые могут быть представлены в виде визуализированного справочника сотрудников отражающего организационную структуру компании с детализацией информации по каждому сотруднику. Интересным аспектом является то, что в многоязычных компаниях информацию о сотрудниках на портале можно локализовать.

В рамках данной концепции в портале реализуется ряд инструментов, в разы повышающих эффективность работы команды.

Прежде всего, это централизованный инструмент поиска. К примеру, возможность поиска людей по контактным данным, навыкам и прочим характеристикам позволяет не только быстро вступать в коммуникацию с нужным человеком, но и, скажем, подбирать специалиста или рабочую группу, обладающую определенными компетенциями. Приятным отличием от похожих портальных решений является возможность поиска по результатам коммуникаций – историям мгновенных сообщений, переписке и т.д., а также по базе данных – как по содержимому, так и по метаданным документов и страниц. Необходимая информация также может быть получена через поиск по файловым хранилищам и внешним источникам данных, в том числе учетным системам.

Как уже говорилось ранее, в компаниях существуют различные уровни принятия решения. Для поддержки этой системы в портал интегрируются специализированные инструменты анализа информации. На портале могут выводиться, например:

Ключевые показатели эффективности и карты сбалансированных показателей для топ менеджеров компании;

Аналитическая OLAP отчетность для разностороннего анализа данных;

В информационный портал может также интегрировать набор фиксированных отчетов, принятых в компании.

Одним из ключевых инструментов является автоматизация бизнес процессов компании. Без внедрения сложных систем документооборота через портал можно реализовать электронный оборот ряда документов, заявок, что позволяет многократно экономить рабочее время на рутинных операциях.

Автоматизация финансовых бизнес-процессов может выглядеть, как формирование электронных финансовых заявок и согласование их по заранее заданному маршруту следования, поэтапное утверждение бюджетов, также в электронной форме, согласование заявок на оплату сотовой связи и т.д.

В управлении персоналом автоматизируются такие процессы, как согласование заявок на отпуск, командировку, учет больничных листов, подача и утверждение индивидуальных отчетов.

Кроме этого в портальное решение легко интегрируется система согласования договоров, хранения счетов и т.д.

При взаимодействии с клиентом, в электронный документооборот может быть внедрено формирование коммерческих предложений и формирование цепочек продаж и т.п.

В рассматриваемом нами подходе к портальному решению реализуются два важных принципа: автономности и мобильности доступа к информации, а также принцип единой точки входа в информационное пространство компании.

Благодаря первому принципу реализуется стратегия onlinebusiness. У сотрудников, имеющих доступ к порталу, есть возможность работать в любом месте и в любое время через интернет, и с любого устройства имеющего к нему доступ. Кроме того есть доступ к информации в оптимизированном виде для мобильных устройств. Помимо веб-клиента для работы с почтой, календарем, контактами и информацией, существует также мобильный клиент, обеспечивающий постоянную доступность. Для большего удобства и эффективности реализована возможность автономной работы с информацией базы знаний.

Под единой точкой входа подразумевается возможность обращения ко всем информационным ресурсам из единого портала. Работая с единым интерфейсом, сотрудники могут получить доступ к базе знаний и остальным разделам, участвовать в общих бизнес-процессах, получать данные из учетных систем. Здесь же может выводиться и персонифицированная информация для сотрудника, например, количество заявок/договоров, ожидающих утверждения им, количество непрочитанных писем, или новости, касающиеся узкой группы лиц, а также персональные уведомления или срочные сообщения. Само собой портал, помимо предоставления всевозможной рабочей информации, для всех сотрудников является и источником внутрикорпоративных новостей, будь то изменения в работе компании, кадровые перестановки или напоминания о приближающихся днях рождениях коллег. При этом, реализуя возможность оставлять комментарии к новостям, мы из простого способа донесения информации получаем еще и инструмент обратной связи с сотрудниками.

При таком комплексном подходе возникает ряд преимуществ. С введением интранет-портала в рамках концепции Единого Информационно-Коммуникационного поля решается и оптимизируется целый ряд бизнес-задач компании. Возникают интуитивно понятные механизмы организации бизнес процессов, формирования систем отчетности и обратной связи. Создаются удобные управленческие инструменты, как для менеджмента компании, так и для сотрудников.

Налаживается профессиональное общение и взаимодействие сотрудников между собой и с внешними контрагентами. Облегчается и упрощается процесс выявления и обмена знаниями в компании. Да и в целом эффективность работы с информацией во всей компании значительно повышается.

Гораздо проще и эффективнее становится управлять и поддерживать корпоративную культуру.

Через портал можно решить даже такой аспект, как адаптация и обучение новых сотрудников. С введением, к примеру, таких разделов, как «для новых сотрудников» и «дистанционное обучение», затраты – финансовые и временные - сокращаются кратно.

Что касается программной платформы, то по большому счету, концепция не имеет жесткой привязки к конкретным техническим средствам и, при правильном подходе, может быть реализована с теми или иными модификациями на разных (но, конечно не на всех без исключения) движках. Хотя, естественно, есть объективные аргументы в пользу определенного ПО, которое предоставляет больше возможностей для максимально эффективного внедрения.

В данном случае оптимальной программной платформой выступает Microsoft SharePoint Server. Обусловлено это тем, что интранет-порталы на SharePoint максимально полно интегрированы со всевозможными офисными приложениями. Благодаря взаимодействию с MS Office на портале можно хранить шаблоны создаваемых документов, а также создавать документы прямо на портале. Это может выглядеть следующим образом:

Можно сохранять тот или иной документ в привычном офисном интерфейсе, при этом сохранение происходит прямо на портал.

Эти особенности весьма упрощают работу с документацией на портале. И что немаловажно, сотрудникам гораздо проще адаптироваться к нововведениям, когда им не приходится осваивать кардинально новый интерфейс, а есть возможность работать в привычной среде.

В рамках Office 2007 появилась возможность указывать метаданные прямо в документе, что облегчает в дальнейшем поиск нужной информации.

При желании можно подписаться на обновления на портале, при этом уведомления будут приходить на почту или по RSS-каналу.

Опять же за счет синхронизации с MS Exchange Server можно реализовать такие функции, как выведение актуальных задач, непрочитанных писем или намеченных встреч, занесенных в календарь, в личный кабинет сотрудника на портале. Заходя туда, каждый в едином интерфейсе получает всю оперативную информацию и «в один клик» может перейти в приоритетную область.

Как мы можем увидеть, концепция Единого Информационно-Коммуникационного поля является весьма цельной, охватывающей массу аспектов бизнеса. Необходимо отметить, что на практике, при профессиональном подходе, с должным вниманием к методологии и аналитике при внедрении решения в конкретной компании, интранет-порталы, создаваемые в рамках Концепции, достаточно легко и безболезненно интегрируются без разрушения существующих в организации систем. В результате получается эффективное работающее решение.