• Главная
•  > 
• Клиенты

Ситуация

Как и многие динамично развивающиеся компании, НПК «КАТАРСИС» на определенном этапе своего развития столкнулась с задачей усовершенствования системы бюджетирования. Существовавшая к этому моменту в компании система управленческого учета была внедрена в 2004-2006 году и основывалась на ручной агрегации данных из нескольких различных приложений: учетная информация поступала из таблиц Microsoft Office Excel, хранимых у руководителей, КИС (корпоративной информационной системы оперативного учета) и OLAP, сведения о списании ТМЦ – из 1С и т.д. Обработка данных вручную и отсутствие устоявшейся методологии учета, единого регламента формирования отчетов приводили к тому, что данные о деятельности подразделений искажались, в том числе и под влиянием человеческого фактора, к тому же попадали в отчетные формы со значительным запозданием.

С 2006 по 2008 год в компании были созданы дополнительные учетные модули КИС, разработан и внедрен регламент выполнения оплат, упорядочивающий процедуру отражения всех оплат в КИС. Теперь в качестве основного источника данных управленческого учета стали использоваться КИС и OLAP–кубы.

Принятые меры значительно улучшили качество оперативных данных, однако часть вопросов осталась нерешенной: формирование консолидированного отчета о прибылях и убытках по-прежнему выполняется вручную на основе огромного массива данных в файлах Excel (порядка 40 ежемесячно перестраиваемых листов и ссылок между ними). Также вручную собираются значения показателей из разных систем, например, телефонный и Интернет-трафик, транспортные расходы, налоги и проч. Структура годового плана не вполне соответствует структуре фактических отчетов, что затрудняет план–фактный анализ. Руководство компании пришло к выводу, что отсутствие технологии планирования (единые принципы, регламенты, правила и процедуры принятия и согласования управленческих решений), налаженных коммуникаций не позволяет получить максимальную отдачу от тех усилий, которые сейчас затрачиваются на получение управленческой информации.

Для повышения управляемости компанией следовало перейти от исключительно традиционного контроля план–фактных отклонений финансовых показателей годовых бюджетов к системе управлению результативностью бизнеса. В частности, было принято решение перейти от ведения и хранения бюджетов в файлах Excel к технологии систем баз данных и хранилища данных.

К новой системе бюджетирования были предъявлены следующие требования:

• обеспечение прозрачности зон финансовой ответственности и объективной основы делегирования полномочий;
• снижение потерь времени на согласование и утверждение бюджетов;
• уменьшение времени на подготовку и предоставление отчетности по план-фактным отклонениям;
• масштабируемость системы, повышение предсказуемости бизнес–результатов;
• возможность ухода от «бухгалтерского» управления, не отражающего реального вклада затрат в полученные бизнес–результаты;
• снижение количества ошибок в бюджетных данных за счет уменьшения ручных операций;
• сохранение привычной для пользователей среды MS Excel.

Решение

Основой дальнейшего развития системы бюджетирования стала платформа Microsoft Office PerformancePoint Server 2007. При постановке задачи рассматривались и другие решения, однако весомыми аргументами в пользу PPS стали умеренная цена и возможность использования привычной среды Microsoft Office Excel.

Ранее внедрение в компании полноценной автоматизации бюджетного управления сдерживалось высокой суммарной стоимостью приобретения и адаптации (кастомизации, информационной интеграцией с другими системами) необходимого программного обеспечения. Однако появление в конце 2007 года Microsoft Office PerformancePoint Server (PPS) в корне изменило отношение к вопросу автоматизации.

Интеграция платформы PPS с Microsoft SQL Server 2005 и Microsoft Office SharePoint Server 2007, а также гибкая политика лицензирования продукта, который предназначен для автоматизации корпоративного бюджетирования и получения необходимой бизнес–аналитики с использованием привычной для пользователей среды Microsoft Office Excel, стали основными факторами для решения о начале нового этапа развития системы бюджетирования в компании.

НПК «КАТАРСИС», как партнер корпорации Microsoft, с 2008 г. имеет необходимые лицензии на данное ПО. Выполнение проекта осуществлялось поэтапно. На первом этапе проходила подготовка к инициализации проекта (изучение проблем, оценивание вариантов решения), разработка, изучение и уточнение проектов регламентных документов. Затем в течение трех месяцев был выполнен пилотный проект: специалистами компании ИТТИЛАН был разработан макет информационной системы бюджетирования на основе PPS.

После этого были проанализированы результаты разработки макета и уточнен план дальнейшей работы, включающий опытную эксплуатацию макета, доработку бюджетной модели и т.д. Для снижения рисков, связанных с автоматизацией, было решено сначала выполнить пилотный проект по разработке макета информационной системы на платформе PPS, на котором затем провести опытную апробацию базовых процессов бюджетирования. Это позволило специалистам НПК «КАТАРСИС» получить практический опыт разработки и реализации бюджетной модели в среде PPS, внедрения программных процедур поддержки всевозможных процессов формирования и утверждения бюджетов.

«Результат пилотного внедрения стал основой для планирования путей дальнейшего развития бюджетного управления, в т.ч. использования версионности бюджетов, оперативного бюджетного контроля при согласовании платежей и т.п.». С. Тресков
начальник финансово–экономической службы

Само внедрение решения и подготовка к нему потребовали определенных усилий. Например, при разработке бизнес-модели пришлось тщательно обосновать уровни детализации и определить принципы построения финансовой структуры и распределения (аллокации) затрат по центрам финансовой ответственности.

Переход на новую платформу потребовал и обновления офисных приложений до версии Microsoft Office 2007, а также использования Microsoft SQL Server 2005. При этом пришлось модернизировать компьютеры восьмерых из двадцати участников проекта.

Более того, необходимо было обучить пользователей работе с новыми продуктами и представить им общую идею функционирования Microsoft Office PerformancePoint Server 2007. Для этого в рамках пилотного проекта компанией ИТТИЛАН проводились демонстрационно-обучающие занятия для финансовых специалистов, консультантов-аналитиков и разработчиков проекта. Общему пониманию архитектуры PPS и уверенности в работе с программой бизнес–моделирования для консультантов–аналитиков способствовали пятидневные занятия, проведенные одним из партнеров Microsoft. Обучение конечных пользователей работе с Excel-надстройкой PPS проводятся индивидуально, собственными силами ИТ-специалистов НПК «КАТАРСИС».

«Внедрение потребовало и дополнительной настройки имевшегося на тот момент в компании программного обеспечения. В частности, были разработаны скрипты PPS для настройки моделей, загрузки данных, расчета кубов с учетом специфики управления деятельностью компании. Также был разработан программный шлюз для обмена данными между КИС (корпоративной инфор-мационной системой оператив-ного учета) и PPS. Шлюз использует промежуточные таблицы, через которые идет загрузка/выгрузка данных (справочники, фактические данные). Кроме того, для ускорения используется прямая загрузка в таблицы PPS». Е. Гусев
руководитель проектов департамента разработки программного обеспечения

В целом при тестировании пилотного проекта критических проблем не выявилось. Однако в связи с особенностями принятой в компании схемы работы возник ряд задач по изменению стандартного функционала системы. Например, в обычной конфигурации сложно предсказать время обработки запросов на обновление серверных данных, особенно в режиме автономной работы пользователей. Но эта проблема была решена отключением автоматического создания кэша локальных назначений в Excel-надстройке PPS, установкой запретов в свойстве моделей на создание вариантов моделирования автономных кубов для клиентских приложений. Также в процессе работы была отмечена недостаточная гибкость системы: предоставить доступ на измерение только в рамках одной модели нельзя. Чтобы обеспечить разграничение доступа к бюджетным данным, приходится пересматривать организационную структуру процесса бюджетирования.

ИТ-специалисты НПК «КАТАРСИС» отмечают недостаток русскоязычных методических материалов по таким вопросам, как проектирование и настройка бизнес-моделей, форм ввода и отчетов, настройки бизнес-процессов формирования, согласования, утверждения бюджетов, управление доступом. Это значительно увеличивает время на поиск решения даже совсем простых проблем.

«Увеличение объемов финансовой информации и необходимость использования дополнительных программ грозили стать препятствием на пути динамичного роста, не позволяя поддерживать необходимые темпы развития компании. Перед нами встала задача поиска нового решения, которое позволило бы компании «КАТАРСИС» работать с данными в рамках единой платформы. Выбранное решение на базе Microsoft Office Performance Point Server позволило интегрировать сложившиеся в компании бизнес-процессы и информацию в централизованную систему управления бюджетированием». Лавров А.А.
Директор по развитию направления BI-решений компании «Иттилан»

Преимущества

Неоспоримое преимущество системы – работа в среде Excel, привычной пользователю. Однако в системе не хватает гибкости, что требует поиска нетривиальных решений.

На данном этапе развертывание еще не завершено и часть функций еще не автоматизирована, а потому говорить о количественной оценке внедрения пока рано.

Можно лишь утверждать, что PPS, предоставляя требуемый функционал для разработки корпоративного инструмента автоматизации планирования и мониторинга на основе информационных систем управления, используемых в компании, имеет наиболее привлекательные ценовые характеристики. От реализации решения на базе PPS планируется получить повышение оперативности и достоверности фактических данных, единую версию «правды» для всех подразделений компании.

Оперативность получения данных обеспечит повышение управляемости компанией. Сбалансированное целеполагание, анализ обеспеченности поставленных целей ресурсами позволяют еще на начальном этапе получить подробную структуру взаимосвязей бизнес-модели, что служит инструментом принятия тактических и стратегических управленческих решений о развитии того или иного направления бизнеса.

«Пилотный проект, выполненный ИТТИЛАН, полностью оправдал наши ожидания: в кратчайшие сроки мы смогли развернуть PPS, получить базовую бизнес-модель бюджетирования в соответствии с нашими особенностями разнопрофильного бизнеса и желанием использовать аллокацию затрат, начиная с уровня отдельных сотрудников, по различным базам распределения». А. Большаков
начальник службы организационного развития и автоматизации бизнес-процессов

На данный момент «КАТАРСИС» видит ряд перспектив в развертывании этого решения.

Прежде всего, это реализация бюджетирования движения денежных средств и практическое освоение возможностей автоматизации системы ключевых показателей эффективности, мониторинга и анализа, имеющихся в PPS.

Не менее важным моментом станет и полная интеграция КИС и PPS:
консолидация справочников и ведение единообразной финансовой структуры, непосредственный доступ пользователей КИС к плановым показателям PPS и онлайн-отслеживание заявок на оплату в соответствии с бюджетом.