KnowDocs 1.0

ITTILAN KnowDocs — это модульная система электронного документооборота на базе Microsoft Office SharePoint Server 2010 и Nintex Workflow 2010.

ITTILAN KnowDocs

Система электронного документооборота “KnowDocs for SharePoint” на базе Microsoft SharePoint Server 2010, Nintex Workflow 2010 и разработок компании Иттилан является гибким и масштабируемым решением для реализации задач электронного документооборота и объединяет в себе простоту веб-интерфейса с гибкостью и функциональностью платформы. Эти факторы обеспечивают быстрое эффективное внедрение, а также легкое удобное ежедневное использование решения.

Решаемые задачи

  • Автоматизация канцелярии и делопроизводственных процедур;
  • Организация менеджмента поручений и контроля исполнительской дисциплины;
  • Автоматизация согласования договоров и другой документации;
  • Автоматизация заявок и различных бизнес-процессов;
  • Организация электронного архива документации (корреспонденции, договоров, записок, и т.д.);
  • Создание «Личного кабинета» сотрудника – автоматизированного рабочего места пользователя.
  • «Личный кабинет» — это персональная рабочая область сотрудника, то место, куда попадает вся необходимая пользователю информация и где сосредоточены все инструменты для работы с ней. Сюда поступают все документы и заявки, требующие от сотрудника рассмотрения, а также задания от вышестоящего руководства. При этом «личный кабинет» реализован в виде ежедневника, вид и структура которого сегодня знакома любому офисному сотруднику. В самом «ежедневнике» СЭД отображаются дела сотрудника на сегодня и на завтра, а также дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время, и просроченные задачи. Сами задачи можно открыть прямо из «ежедневника» либо из почтовой системы, в которую СЭД направляет уведомления. Здесь же реализованы инструменты напоминания: система автоматически и заранее уведомляет пользователя об истечении срока подписания или рассмотрения документа.

КЛЮЧЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ «ITTILAN KNOWDOCS 2.0»:

  • Система полностью базируется на объектной модели платформы.

    • Существует возможность встроить «Ittilan KnowDocs 2.0» в контур решений на базе SharePoint максимально простым способом, что позволяет сделать систему отчуждаемой, не имеющей привязки к вендору СЭД.

  • Визуальный редактор для создания маршрутов движения документов без программирования.

    • Все маршруты прохождения документов создаются бизнес-аналитиком за считанные часы, а не программируются неделями, как в рамках базовой платформы. Визуальный редактор рабочих процессов позволяет в режиме drag-and-drop оперировать более чем 110 готовыми элементами.

  • Конструктор форм с веб-интерфейсом.

    • Позволяет создавать карточки документов и формы заявок и управлять расположением полей в них, а также правами доступа к определенным полям в карточках по группам и ролям пользователей.

  • Привязка маршрута и прав доступа к ролям.

    • Движение документов в системе осуществляется по оргструктуре компании с учетом привязки к должностям и ролям, а не к конкретному сотруднику. Поддерживается гибкий механизм заместителей и помощников.

  • Аналитика и отчетность по времени прохождения этапов процессов.

    • Поддерживается возможность просмотра статуса прохождения процесса по конкретному документу, а также сводной статистики исполнения процессов. Данная возможность полезна для определения узких мест бизнес-процессов, а также оценки КПЭ департаментов и специалистов, вовлеченных в процессы согласования (например, юридической службы, бухгалтерии).

  • Интеграция с внешними системами.

    • Система “Ittilan KnowDocs 2.0” интегрирована с приложениями Microsoft Office и Outlook и может быть легко включена в имеющуюся корпоративную инфраструктуру. При необходимости, имеется возможность интегрировать “Ittilan KnowDocs 2.0” с другими информационными системами различного класса (ERP, CRM и HR-системами)».

  • Личный кабинет.

    • Работа каждого сотрудника ведется в «личном кабинете» на портале, который динамически и индивидуально формируется системой в зависимости от роли сотрудника. В нем агрегируются все задачи по согласованию, исполнению, контролю документов и заявок.

  • Безопасность.

    • Система позволяет осуществлять полный аудит действий пользователя при работе с объектами системы, что является одним из ключевых условий для контроля корректного исполнения процессов автоматизированного документооборота компании.

  • Модульность системы.

    • По желанию заказчика может быть внедрен любой контур СЭД из готовых модулей.

    Автоматизация бизнес-процессов

    Данный модуль предназначен для автоматизации заявочных механизмов на портале, создания рабочих процессов прохождения документации, постановки задач, системы уведомлений.

    Возможности модуля

    • Создание и редактирование рабочего процесса бизнес-аналитиком в графическом редакторе без программирования;
    • Создание форм инициации с необходимыми полями (при необходимости), а также форм задач для пользователей участвующих в процессе согласования.
    • Отслеживание этапов прохождения рабочего процесса;
    • Настройка шаблонов уведомлений для каждого типа действия системы (Уведомление о назначении задачи, уведомлении о просроченной задаче, уведомления о смене статуса рабочего процесса);
    • Возможность замещения сотрудников и делегирования прав в рабочих процессах по принятым политикам;
    • Построение отчетов по состоянию процессов, срокам исполнения, обрабатываемым в рамках процесса параметрам, с возможностью сортировки, группировки и фильтрации данных;

    Электронный архив KnowDocs Archive

    Коробочное решение KnowDocs 2.0 может быть дополнено модулем KnowDocs Archive, который позволяет вести смешанный (бумажный и электронный) документооборот. Модуль отвечает за управление архивом бумажных носителей крупной компании. Его внедрение значительно сокращает временные затраты сотрудников на поиск документов и работу с ними.

    Основные возможности модуля

    • Быстрый поиск. Единая информационная среда хранения упрощает и ускоряет поиск конкретного объекта, сокращает количество копий документов и частоту потерь. Доступ к электронным папкам архива осуществляется непосредственно из интерфейсов учетной системы с учетом прав доступа.
    • Контроль местоположения. Модуль учитывает физическое местоположение каждого объекта, находящегося в электронном архиве документов, благодаря общей точке доступа к электронным классификаторам, справочникам и рубрикаторам. Сохранение истории обработки позволяет контролировать изменение местоположения документов. Таким образом, повышается оперативность обеспечения сотрудников информацией, а также становится возможным централизовать архивы всех филиалов компании через единую точку доступа к документам.
    • Сохранность и доступность версий. Организация электронного архива позволяет автоматизировать процессы архивирования и контроля сроков хранения объектов. В электронной системе сохраняется история обработки каждого документа с меткой актуальной на данный момент версии. Внедрение системы позволит минимизировать риски потери оригиналов документов и исключить возможность утраты электронных версий.
    • Своевременная утилизация документов. Модуль обеспечивает контроль списания документов, сроки хранения по которым истекли.

      • Другие возможности модуля

    • Единовременное изменение места хранения нескольких документов;
    • Печать карточки отдельного документа, пакета документов, дела;
    • Объединение отдельных документов в пакет документов, формирование дела из пакетов документов;
    • Подборка документов из архива по заданным признакам и выгрузка результатов в Excel;
    • Формирование пакета скан-копий электронного архива на локальном компьютере.

    Согласование договоров

    Возможности модуля

    • Реализация процедур согласования, подписания договоров, а также архивирования согласованных документов;
    • Формирование отчетов по согласованию договоров и исполнению связанных поручений;
    • Создание и настройка маршрутов согласования документов через визуальный редактор без привлечения IT-специалиста;
    • Создание, редактирование и архивирование карточек документов с возможностью расширения набора полей;
    • Обработка и хранение электронных копий документов в рамках работы с документами;
    • Делегирование прав и замещение сотрудников при работе с документами;
    • Поиск документов по различным критериям;
    • Ведение справочников, связанных с документами;
    • Применение системы штрих-кодов, использование системы ЭЦП;
    • Поддержка различных форматов файлов;
    • Работа с метаданными документа прямо из офисных приложений (Excel, Word);
    • Организация коллективной работы с документами: версионный контроль, механизм блокировок, работа
      с копиями документов и возможность работы с документами в автономном режиме.

    Делопроизводство

    Возможности модуля

    • Возможность работы с входящими, исходящими и распорядительными документами в электронном виде;
    • Ведение регистрационной информации по документам на основе стандартных карточек системы
      с возможностью расширения набора полей;
    • Автоматическая нумерация документов на основании сформированных рабочих процессов;
    • Рассылка документа пользователям на рабочие места;
    • Рассылка и контроль местонахождения бумажных документов;
    • Поддержка системы Microsoft Information Rights Management.
    • Назначение заданий по распорядительным документам и резолюциям по входящим;
    • Отправка документа по типовым и не типовым маршрутам согласования;
    • Построение отчетов по зарегистрированным документам.